Даже если вы не работаете с электронными таблицами ежедневно, вы, скорее всего, понимаете основы: данные (имена, числа, даты) помещаются в ячейки и организуются в строки и столбцы. Хотя это может быть пределом понимания большинства людей об электронных таблицах, вам нужно выйти за эти рамки, если вы хотите перейти от обыденного мира ввода данных к сфере манипулирования данными. Наличие хорошего Chromebook тоже не помешает
Основы мастерства работы с электронными таблицами
Прежде всего, необходимо понять, что существует два основных способа внесения данных в ячейку: значения и формулы. Значения – это исходные данные (имена, числа и даты). Без данных не на что воздействовать волшебным формулам
Формулы – это уравнения и функции, которые манипулируют данными так, чтобы из них можно было извлечь полезную информацию. Уравнения – это просто математика. Скорее всего, вы не будете использовать что-то простое, как 2 + 2, но это основная идея
Как использовать формулы в Google Sheets
Чтобы ввести формулу в Google Sheets, перед вводом формулы поставьте знак равенства (=). Давайте рассмотрим два примера, чтобы увидеть разницу
- Если мы введем 2 + 2 в ячейку A1 и нажмем Enter, то именно это и отобразит Sheets.
- Если мы немного изменим наш ввод на =2 + 2, то вместо того, чтобы отобразить то, что мы ввели, Sheets оценивает это, как если бы это была математическая задача.
Это аккуратно, но не совсем полезно. Если бы мы хотели отобразить 4 в ячейке A1, было бы проще ввести это, а не формулу. Вместо использования чисел мы можем использовать числа, которые находятся в других ячейках, ссылаясь на их расположение. Чтобы рассчитать доход после уплаты налогов, мы вычитаем из суммы, которую мы заработали, сумму, которую мы заплатили в виде налогов. Чтобы сделать это в Google Sheets, мы можем использовать формулу =Зарплата – Налоги, где Зарплата и Налоги – ячейки с этими значениями
В данном случае данные о зарплате находятся в ячейке C2, а налоги – в ячейке D2. Чтобы рассчитать доход после уплаты налогов, нам нужно ввести нашу новую формулу =C2 – D2 в ячейку E2. При вводе формулы Sheets выделяет ячейки, на которые вы ссылаетесь
На первый взгляд, это может показаться просто экономией времени, но мы не вычисляем $80,000 – $10,170. Мы вычисляем разницу между значениями, находящимися в C2 и D2. Любые изменения, которые мы вносим в C2 или D2, автоматически приводят к изменению E2
Давайте рассмотрим один полезный прием, прежде чем перейдем к функциям. Мы сделали хорошую работу по расчету зарплаты для одного сотрудника, но что если сотрудников больше одного?
Должны ли мы снова и снова вводить одну и ту же формулу для каждого сотрудника? Нет. Есть более простой способ. Обратите внимание на синий квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки. Щелкните и перетащите квадрат, чтобы выделить пустые ячейки, в которые мы хотим ввести формулу зарплаты, а Sheets заполнит недостающие формулы
Как использовать функции Google Sheets
Формулы – это основной синтаксис работы с данными в Google Sheets. Однако функции – это словарь, и понимание того, как их использовать, открывает мощную функциональность, которую скрывает под своим капотом Sheets
Функция – это короткий способ записи сложного математического уравнения. Давайте рассмотрим пример, чтобы лучше понять, что это значит
Чтобы узнать, сколько составит наш годовой бюджет на оплату труда, мы можем воспользоваться простой, хотя и утомительной формулой =(C2 + C3 + … + C10 + C11), чтобы найти ответ
Этот метод работает, но в Sheets есть встроенная функция SUM, которая выполняет ввод за нас за кулисами. Вот как это работает:
- Как и в случае с обычной формулой, перед ней ставится знак равенства (=).
- Введите имя функции, которую вы хотите использовать, в данном случае SUM.
- После имени функции введите аргумент в круглых скобках. В математических терминах аргумент – это информация, необходимая функции для завершения вычисления. В данном случае аргументом является диапазон чисел от C2 до C11. В Google Sheets между двумя значениями ставится двоеточие (:), чтобы показать, что вы имеете в виду все значения между этими двумя ячейками.
- Когда все введено правильно, это должно выглядеть так: =SUM(C2:C11).
Sheets угадывает, что вы пытаетесь сделать, и помогает вам на этом пути. Это полезно, если вы помните только название функции, которую хотите использовать, но не можете вспомнить, как оформить аргументы
Несколько напутственных советов
Теперь, когда вы знаете основы использования формул и функций в Google Sheets, пришло время применить их на практике, чтобы овладеть ими. Не бойтесь смешивать и сочетать термины формул. Например, если вы фрилансер, вам может понадобиться суммировать количество часов, затем умножить его на почасовую ставку, чтобы узнать, сколько вам причитается: =SUM(первый_проект:последний_проект) * почасовая_ставка
Вы также можете посмотреть полный список функций, доступных в Google Sheets. Возможно, вы найдете там что-то полезное. А если вам нужно еще несколько приемов, которые вы можете использовать, ознакомьтесь с нашими восемью лучшими
Комментировать